Invoice Trong Xuất Nhập Khẩu Là Gì

Invoice là gì? Tại sao Invoice lại đóng vai trò quan trọng trong quản lý giao dịch kinh doanh, đặc biệt là trong xuất nhập khẩu? Invoice có gì khác biệt với Bill và Receipt? Không chỉ đơn thuần là chứng từ ghi nhận giá trị hàng hóa, Invoice còn liên quan mật thiết đến các quy định pháp lý, quy trình thanh toán và thủ tục hải quan. Bài viết này sẽ làm rõ hơn về các loại Invoice phổ biến như Proforma Invoice (PI), Commercial Invoice (CI), và các loại hóa đơn khác, đồng thời hướng dẫn cách lập, xuất, và quản lý hóa đơn hiệu quả để giúp doanh nghiệp tránh sai sót và tối ưu hóa quy trình thanh toán.

Vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu

Invoice có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Invoice trong xuất nhập khẩu đóng vai trò như sau:

Customs Invoice – Hóa đơn hải quan

Hóa đơn hải quan hay Customs Invoice, là hóa đơn dựa theo giá tính thuế và tính toán các khoản lệ phí khác của hải quan để thống kê giá trị hàng hóa. Hóa đơn này chủ yếu có chức năng yêu cầu thanh toán tiền, dùng trong khâu tính thuế nên sẽ không được lưu thông.

Phân biệt Invoice với Bil và Receipt

Để hiểu rõ hơn invoice là gì, doanh nghiệp, kế toán, người làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cần phân biệt được Invoice với Bill và Receipt.

Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự

Consular Invoice là hóa đơn xác nhận được phát hành bởi lãnh sự quán của nước bên mua đang làm việc và sinh sống tại nước bên bán. Consular Invoice sẽ được lãnh sự quán ủy quyền, đóng dấu, và có chức năng thay thế cho giấy chứng nhận nguồn gốc.

Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian

Trong tình huống người bán thông qua trung gian để thực hiện buôn bán, tạm nhập chuyển khẩu hay tái xuất mà không muốn đứng tên trên hóa đơn, giấy tờ thì họ sẽ sử dụng một hóa đơn trung gian do người khác ký. Tuy nhiên người bán hàng thực tế cho khách hàng không phải là người ký hóa đơn này.

Provisional Invoice – Hóa đơn tạm thời

Provisional Invoice là hóa đơn có chức năng thay thế tạm thời cho hóa đơn chính thức, được sử dụng trong 3 trường hợp như sau:

Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian

Trong trường hợp người bán thực hiện buôn bán thông qua trung gian, tạm nhập tái xuất hoặc chuyển khẩu mà không muốn đứng tên trên giấy tờ, hóa đơn thì họ dùng một hóa đơn trung gian do người khác ký. Nhưng người ký này không phải là người bán hàng thực tế cho khách hàng.

Invoice gồm những nội dung nào?

Hình thức và nội dung của Invoice trong ngành xuất nhập khẩu không cần tuân thủ theo biểu mẫu cố định do cơ quan thuế hoặc cơ quan hải quan yêu cầu, mà được xác lập theo biểu mẫu nội bộ của đơn vị bán. Tuy nhiên, đơn vị bán vẫn phải đảm bảo có các thông tin cơ bản trên invoice như sau:

Final Invoice – Hóa đơn chính thức

Hóa đơn chính thức – Final Invoice là hóa đơn cuối cùng xác định tổng giá trị đơn hàng mà bên mua phải thanh toán đủ cho bên bán. Final Invoice là cơ sở thanh toán tiền cuối cùng để hoàn thành giao dịch giữa hai bên.

Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại

Commercial invoice – Hóa đơn thương mại cao cấp viết tắt là CI, được sử dụng để ghi lại bằng chứng về quá trình giao dịch ngoại thương giữa nhà cung cấp (bên xuất khẩu) và bên mua (nhà nhập khẩu).

Commercial invoice này có nội dung cụ thể hơn so với hóa đơn thường, đồng thời đóng vai trò như một lời yêu cầu thanh toán mang tính chất thương mại với bên nhập khẩu. Nội dung bao gồm chức năng cơ bản trong thanh toán, phương thức vận chuyển lô hàng, cơ sở khai báo hải quan, tính thuế xuất nhập khẩu lô hàng, tên mặt hàng, phương thức và thời hạn thanh toán,…

Hướng dẫn lập và xuất invoice trong giao dịch kinh doanh và xuất nhập khẩu

Quy trình lập hóa đơn (Invoice) gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định loại invoice cần lập là gì: Trước tiên, xác định loại hóa đơn phù hợp với giao dịch, ví dụ: Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) dùng cho báo giá sơ bộ, hoặc Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) dùng cho yêu cầu thanh toán chính thức sau khi hàng hóa được giao.

Bước 2 Điền đầy đủ các thông tin trên invoice: Thông tin bên mua, bên bán, thông tin sản phẩm, dịch vụ, giá cả (tính toán dựa vào tỷ giá ngân hàng và một số yếu tố khác), số lượng, các điều khoản thanh toán…

Bước 3: Kiểm tra lại các thông tin trên invoice. Đây là bước quan trọng bởi không phải ai cũng nắm rõ các quy định và cách thức đúng theo yêu cầu, quy định của các bên liên quan nên có thể dẫn đến các lỗi sai không đáng có.

Bước 5: Lưu trữ Invoice và theo dõi thanh toán

Theo dõi thanh toán: Theo dõi tình trạng thanh toán và gửi lời nhắc thanh toán trước khi hóa đơn đến hạn, đảm bảo quá trình thanh toán suôn sẻ.

Xem chi tiết cách viết hóa đơn thương mại trong xuất khẩu tại bài viết Hóa đơn thương mại là gì, cách viết trong xuất nhập khẩu

Vai trò và chức năng của Invoice trong xuất nhập khẩu

Hiểu rõ invoice là gì sẽ hiểu được ý nghĩa và vai trò của invoice. Về cơ bản, invoice là một thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý thể hiện sự đồng ý của cả hai bên (bên bán và bên mua) đối với giá niêm yết và các điều kiện thanh toán. Ngoài ra, invoice cũng có những chức năng, vai trò khác:

Các thông tin cần có trong Invoice

Một invoice thường bao gồm các nội dung cơ bản sau:

Thông thường, đính kèm invoice sẽ có một số chứng từ khác có liên quan để thực hiện các thủ tục hải quan, cấp chứng nhận xuất xứ C/O. Đây cũng là chứng cứ để doanh nghiệp có thể căn cứ vào để giải quyết vào những khiếu nại về việc hàng hóa (chất lượng, số lượng, …) cũng như các dịch vụ hỗ trợ khác đi kèm đối với đơn vị bán.

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP số 38/2019/QH14, khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan, doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn GTGT. Hóa đơn thương mại (invoice) được sử dụng nếu thông lệ thương mại quốc tế yêu cầu và cơ quan Thuế không quản lý.

=>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử đã sẵn sàng trên Phần mềm quản trị doanh nghiệp MISA AMIS

Một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn

Khi lập hóa đơn thương mại, có một số lỗi thường gặp mà người lập hóa đơn cần tránh như:

Tóm lại, Invoice là một tài liệu quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu và thường được sử dụng trong quy trình hải quan và cấp chứng nhận xuất xứ C/O. Invoice được doanh nghiệp tự phát hành và chứa các thông tin chi tiết được đề cập trong L/C và hợp đồng.

Mison Trans hy vọng rằng bài viết trên đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về invoice (hóa đơn) trong xuất nhập khẩu. Nếu bạn đang có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa hoặc làm thủ tục hải quan, vui lòng để lại thông tin hoặc liên hệ ngay với Mison Trans để được hỗ trợ và tư vấn ngay nhé!

MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ

Head Office: 200 QL13 (Cũ), P. Hiệp Bình Phước, TP. Thủ Đức, TP.HCM

VPĐD: 13 Đường số 7, Cityland Center Hills, Gò Vấp, TP.HCM

Khi nhắc đến invoice, nhiều người sẽ nghĩ đến hoá đơn thông thường. Invoice được người bán dựa trên từng loại mặt hàng cụ thể mà tự lập theo mẫu của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên thuật ngữ invoice còn thể hiện rõ nội quy và trách nhiệm của hai bên, giúp cho việc mua bán trở nên rõ ràng, tránh được các trường hợp tranh chấp về tài chính cũng như quyền lợi. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về invoice là gì thông qua bài viết sau đây.

Invoice là một loại chứng từ thương mại thể hiện giá trị thực của hàng hóa, do bên bán phát hành để xác nhận giao dịch với bên mua. Các công ty thương mại thường sẽ đánh số invoice tương ứng để thuận tiện cho việc ghi nhận, quản lý các giao dịch giữa công ty với khách hàng. Hóa đơn thường bao gồm các thông tin cơ bản như nơi phát hành, ngày tháng năm, địa chỉ gửi đến, điều kiện giao hàng, thỏa thuận thanh toán,…

Invoice thường được đơn vị bán đính kèm theo các loại chứng từ khác có liên quan để thực hiện cấp các thủ tục hải quan như Packing list, giấy chứng nhận xuất xứ ℅,… Đây cũng là chứng từ giúp đơn vị mua có thể giải quyết với đơn vị bán những vấn đề về số lượng, chất lượng hàng hóa, cũng như các dịch vụ khác.

Theo quy định mới tại Luật Quản lý thuế số 38 năm 2019 và Nghị định số 123 năm 2020 của Chính phủ thì doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn GTGT khi làm thủ tục xuất khẩu dịch vụ/sản phẩm ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan. Invoice được sử dụng nếu cơ quan Thuế không quản lý và thông lệ thương mại quốc tế yêu cầu.